Reuniões One-on-One: Por que é tão importante?
Hoje vou falar de um tipo específico de reunião que faz toda a diferença para o trabalho do gestor dentro das empresas, entre elas é claro! Nas startups. Trata-se das reuniões One-on-One que são um tipo específico de reunião individual que permite uma troca de informações rápidas e sinceras entre funcionários e gestores.
One-on-One hoje
Assim como OKRs, as reuniões one-on-one estão na moda nas empresas modernas, e não é a toa, seus resultados tem sido excelentes.
Tanto os OKRs quanto as reuniões One-on-One estão populares atualmente por causa da disseminação do livro “Gestão de Alta Performance” escrito em 1983 pelo lendário ex-CEO da Intel Andy Grove. Este livro embora um pouco “esquecido” na época do seu lançamento, se tornou um dos mais aclamados por gestores de startups nos últimos anos.
Origem das Reuniões One-on-One.
Como o próprio Andy Grove explica em seu livro, logo após a fundação da Intel (início dos anos 70), quando Grove assumiu o posto de diretor de operações da empresa, sua experiência estava toda no campo da pesquisa e por isso, ele não conhecia nada sobre a manufatura dos componentes de memorias (principal produto da Intel na época). Assim, pediu para que dois de seus subordinados dessem “aulas” sobre como é o processo de fabricação das memórias.
As aulas eram feitas de formas individuais e regulares, com o tempo a prática criou uma cultura de trocas que enfim se transformou nas reuniões one-on-one.
Por que a reunião One-on-one são tão importantes?
Para responder essa pergunta, nada melhor do que usar as palavras do próprio Andy Grove, vou então passar agora sua explicação encontrada no livro “One-on-One with Andy Grove” o qual fiz uma tradução livre:
Certa vez, alguém me pediu para identificar a técnica de gestão mais útil que aprendi ao longo de meus anos de gestão. Minha resposta foi: a prática de reuniões one-on-one agendadas regularmente.
Não posso exagerar a utilidade de tais sessões. Elas servem como um meio universal através do qual a infinita variedade de problemas que se desenvolvem entre patrão e empregado pode ser identificada, trabalhada, melhorada e corrigida. As reuniões one-on-one oferecem uma oportunidade para o gerente ensinar e treinar seus funcionários. Ao mesmo tempo, elas permitem que ele aprenda com o empregado sobre seus problemas, observações, as entranhas de seu trabalho e sua reação ao que o chefe faz e não faz. Essas sessões incentivam os funcionários a se abrirem com o chefe, algo que, de outra forma, eles não fariam.
Dito de outra forma, não sei como alguém pode gerenciar sem elas!
A chave para tornar essas reuniões realmente eficazes é tê-las regularmente (agende-as uma vez por semana ou uma vez a cada duas semanas por pelo menos uma hora para que você tenha tempo para lidar com questões complexas e delicadas) e fazer com que o funcionário sinta que ele é o dono da reunião e pode trazer à tona qualquer assunto com o qual esteja preocupado. Esse ponto é crítico – é a única maneira de o funcionário direcionar essa discussão de maneira a ajudá-lo com seus problemas do dia-a-dia e trazer à tona assuntos como a atitude do chefe em relação ao treinamento ou o estilo do “círculo fechado” de funcionários. Parar no corredor para um bate-papo improvisado não substitui uma reunião one-on-one – você consegue imaginar esses assuntos sendo tratados na hora?
Para vocês, gerentes que estão levantando as mãos, exclamando que não têm tempo para tais luxos, deixe-me enfatizar que as reuniões one-on-one economizarão seu tempo (honestamente!) eliminando muitos das trocas casuais e irregulares com seus funcionários que ocorrem hoje.
Lembro-me de estar sentado no escritório de um gerente de fábrica observando seus funcionários colocarem a cabeça para fazer uma pergunta rápida, apenas para serem interrompidos pelo telefone tocando com outro funcionário na linha com uma pergunta. Eu sabia, sem sombra de dúvida, que a maioria dessas interrupções poderia ser evitada se o gerente adotasse a prática de reuniões One-on-One. Mas eu poderia convencer o gerente exausto disso? De jeito nenhum – ele apenas balançou a cabeça com aquele olhar de “você-simplesmente não entende” enquanto pegava o telefone novamente.
Mais ou menos um ano depois, o homem se aproximou timidamente de mim com o calendário na mão. A essa altura, ele estava tão sobrecarregado com as demandas de seu tempo que estava pronto para tentar qualquer coisa. Discutimos sua agenda e seus hábitos, e ele voltou ao escritório, determinado a tentar canalizar seus negócios em reuniões one-on-one regulares e previsíveis. Eu posso ver o mesmo olhar cético em seu rosto, caro leitor, enquanto você lê isso; mas o fato é que funcionou! O homem colocou a cabeça acima da água e a mantém lá desde então.
As reuniões One-on-One são a medicina preventiva do trabalho gerencial – mesmo que o paciente resista da mesma forma.
A Importância das Reuniões One-on-One
Creio que ficou claro a importância das reuniões One-on-one, inclusive Andy Grove resume de forma genial:
“As reuniões One-on-One são a medicina preventiva do trabalho gerencial”
Assim, como a medicina preventiva, onde futuros problemas de saúde são evitados através de um trabalho de cuidado contínuo, esse tipo de reunião consegue de forma magistral evitar/antecipar problemas tanto na relação entre gestor e funcionário quanto na própria empresa.
Como ter Reuniões One-on-One efetivas?
Agora que já mostrei a importância e os ganhos desse tipo de reunião, vamos ver como podemos explorar o máximo dela. Para isso, vou copilar as dicas que Andy Grove apresentou no livro “Gestão de Alta Performance” a respeito das reuniões one-on-one.
Regularidade:
É importante que a reunião tenha uma certa frequência, o qual depende da maturidade do colaborador com suas atividades e também com a área de atuação, se o funcionário já é bem experiente e domina bem seu trabalho, talvez de duas em duas semanas seja o suficiente. Caso ele não domine ainda tão bem o seu trabalho ou a sua área de atuação é bem dinâmica como por exemplo, marketing digital ou todo o universo das startups, o ideal é fazer semanalmente.
Duração
A duração ideal da reunião é de no mínimo 1 hora, isso para dar tempo do funcionário se sentir confortável o suficiente para poder abordar qualquer tipo de tema. Fazer uma reunião de 15min vai fazer com que ele selecione questões práticas para resolver e esqueça de problemas de motivação, pessoais relacionados ao trabalho etc. que são fundamentais de vir a tona nas reuniões one-on-one.
Onde fazer a reunião?
O ideal é fazer no próprio local de trabalho do funcionário, já que assim o gestor pode captar informações importantes sobre o seu dia a dia como: “será que ele é organizado no seu espaço de trabalho?”, “ele recebe muitas interrupções? “ etc.
No entanto, atualmente com as novas tecnologias no trabalho, ficou muito mais fácil realizar as reuniões de forma remota através de videochamadas. Eu pessoalmente fiz centenas de reuniões one-on-one dessa forma e os resultados sempre foram muito bons!
Quais temas devem ser abordados
A reunião one-on-one pode começar com uma verificação dos indicadores gerais de resultados do trabalho do funcionário, depois se aborda tudo o que mudou no intervalo de uma reunião one-on-one para outra, houve algum problema específico? Uma nova contratação? Algum projeto específico foi realizado? Algum problema específico?
Após isso pode-se abordar planos futuros e projetos mais longos e o que Andy Grove indica como muito importante! Potenciais problemas! Entender futuros problemas e conseguir trata-los antes que vem à tona é uma das principais vantagens das reuniões one-on-one.
Por fim, deve-se ter uma conversa franca com o funcionário, o que o incomoda? Existe algum ponto específico da estratégia da empresa que ele não concorda? Essa interação entre subordinado e gestor é muito importante para afinar a relação profissional ali existente.
Qual a função do supervisor durante a reunião?
O ideal é que o subordinado e seu trabalhos sejam o centro da reunião, é o momento dele se abrir, mostrar seus resultados e como é sua forma de pensar para o supervisor, que deve ter uma função de escuta ativa e orientação. Não é o momento do gestor palestrar por quarenta e cinco minutos sobre a estratégia da empresa ou sobre o que ele acha que deve ser o comportamento ideal.
Embora seja um momento de troca e por consequência de ensino e aprendizado o supervisor deve fazer essa troca de forma sutil dando liberdade para o subordinado abordar os temas que considere importante e é claro passando pelos temas principais que indiquei logo acima.
Qualquer material que deve ser utilizado na reunião deve ser trazido pelo subordinado, é esse que deve se preparar para a reunião, a razão é bem simples: Suponha que o supervisor tenha 6 subordinados, se ele tiver que se preparar para as 6 one-on-one ele simplesmente não terá tempo para isso. Já o subordinado deve se preparar para somente uma reunião.
Manter um calendário fixo ou flexível para a reunião?
Para Andy Grove o ideal é manter um calendário flexível, o que quer dizer isso?
Simplesmente no final de uma reunião one-on-one se combina quando será a próxima reunião, desde que se respeite uma certa frequência regular.
Eu pessoalmente gosto de um calendário fixo por dar uma oportunidade de mim e o subordinado se organizar melhor.
Como fazer o subordinado se abrir para você?
Por experiência própria eu sei que nada melhor que o tempo para fazer esse trabalho, conforme você e o funcionário se habitue a realizar as reuniões one-on-one a reunião vai se “otimizar” por si. Também irá construir uma relação que vai dar liberdade para ambos os lados tocar em assuntos mais delicados.
Andy Grove também tem uma ótima sugestão para isso, segundo ele, com o que ele chama de forma bem humorada de “Princípio de Grove da Gestão Didática”
“Faça mais uma pergunta!”
Ou seja, quando o supervisor achar que o subordinado já falou tudo o que tinha sobre determinado assunto, ele faz mais uma pergunta! Isso deve manter o fluxo da conversa e trazer novos pontos a respeito do assunto e seguindo com novas perguntas a conversa evolui até cobrir todos os pontos do assunto (problema) em questão.
Faça anotações durante a reunião.
Tanto o supervisor, mas principalmente o subordinado devem fazer anotações durante a reunião, isso é importante para ter um controle sobre quais os principais assuntos e problemas estão sendo abordados, além disso uma as notas podem ser utilizadas na próxima reunião one-on-one como acompanhamento.
Trocar as anotações também é uma forma bem interessante de deixar a reunião mais produtiva.
Uma forma de compartilhar as anotações bem simples que eu testei na prática é através de um documento de google docs o quais supervisor e subordinado compartilham as anotações em um único documento.
Também é uma forma de entender quais são os pontos importantes para o supervisor e criar também um compromisso para o subordinado uma vez tendo uma prova escrita do que foi combinado (como vimos no princípio do compromisso e coerência na minha postagem sobre os gatilhos de Cialdini).
A importância das reuniões One-on-One em Startups
Eu estou 100% de acordo com a importância que Andy Grove dá para as reuniões one-on-one, e com a ideia de que seja a principal atividade para o sucesso da gestão.
Com minhas experiencias profissionais dentro de startups eu tive contato com reuniões one-on-one apenas na última que trabalhei (que inclusive foi uma prática que eu implantei com os meus funcionários). Nunca tive a oportunidade de realizar reuniões desse formato com os meus supervisores e o que eu digo é que faria toda a diferença.
Exatamente isso, vejo agora que muitos dos problemas que tive em empresas que eu trabalhei (não problemas pessoais, mas problemas das empresas e outras coisas que possam surgir no dia a dia de qualquer profissional), poderiam ter sido evitados caso meus gestores tivesse a adoção de reuniões one-on-one.
Da mesma forma, quando eu tive conhecimento da prática e comecei a utiliza-lo posso afirmar que minha eficiência e meus resultados como gestor tiveram uma melhora absurda! Por isso eu indico a prática da reunião one-on-one para todos os gestores.
Nas startups acredito que essa reunião seja ainda mais importante! Por exemplo, com a startup no início, tendo um número menor de funcionários, o contato é muito mais contínuo e intenso, assim a troca de experiência é constante e a prática da reunião one-on-one pode melhorar a relação profissional e organizar melhor o fluxo de informações que é grande dentro da startup.
As reuniões podem antecipar diversos problemas que possam surgir na startup e resolve-los de forma antecipado trás um ganho de tempo imensurável para uma empresa que convive com uma alta pressão temporal e risco.
E você, o que acha da reunião One-on-One?
Enfim, espero que tenha gostado do conteúdo!
Você já conhecia as reuniões one-on-one? Conte-me nos comentários como é sua experiência com esse tipo de reunião!
O trabalho de Andy Grove realmente revolucionou a forma de gerir as empresas, aqui no site temos mais ensinamentos interessantes desse mestre da gestão, veja por exemplo:
Andy Grove: 5 Princípios para ter sucesso no trabalho
Também recomendo fortemente que você leia o livro “Gestão de Alta Performance” de Andy Grove, caso você domine bem o inglês, leia original.
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